Categoría:Equipo de secretaría

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Trabajar en equipo convierte a los Bancos de Tiempo en mucho más efectivos y los hace más resistentes a posibles cambios en el personal dedicado a su gestión. Muchos de los resultados aquí expuestos provienen del intercambio de experiencias realizado en el ADBdT Workshop realizado en Barcelona el 23/11/2013

El equipo de secretaria tiene como finalidades:

La repartición de las tareas de secretaria permite que muchas más personas puedan implicarse en la gestión del Banco de Tiempo. Es recomendable también que se cree un sistema rotativo de reparto de las tareas para que así varias personas sepan hacer una misma tarea. Desde la ADBdT se propone crear 4 grandes departamentos con coordinadores en cada uno de ellos (se recomiendan 2 personas para la coordinación de cada departamento) y luego repartir tareas entre las personas que voluntariamente decidan colaborar con la gestión del Banco de Tiempo.

[editar] Departamentos de la Secretaria

Las tareas habituales se pueden dividir en 4 grandes grupos: Coordinación General, Administración, Relaciones Internas, Relaciones Externas y en más detalle:

  • Coordinación General
    • Fijar objetivos
    • Convocar reuniones
    • Facilitar el trabajo, la comunicación e interrelación entre los diversos departamentos
  • Departamento de Administración
    • Contabilidad
    • Altas / Bajas / Edición Fichas de los usuarios
    • Informes incidencias
    • Realizar listados
    • Gestionar correo eletrónico del Banco de Tiempo (redirigir los correos a sus responsables dependiendo del tipo de tareas)
  • Departamento Relaciones Internas
  • Departamento de Relaciones Externas
    • Organización eventos abiertos al público
    • Atención medios
    • Difusión / Estrategia de comunicación
    • Uso de las redes sociales virtuales, web, ...
    • Relación con otras entidades, administraciones, etc.

Existen equipos de trabajo de la ADBdT que trabajan sobre las diversas áreas de trabajo de los Bancos de Tiempo.

[editar] Reuniones del equipo de secretaría

Los/El Coordinador General debe convocar reuniones de secretaria de manera regular, aunque en cada caso la frecuencia debe obedecer a las necesidades reales del Banco de Tiempo. Son muy habituales dificultades relacionadas con la eficacia de las reuniones. Se tiende a hablar sin ningún orden perdiendo los objetivos principales de vista y sin saber si algunos de los temas comentados van a ser realizados por alguien o no. Por este motivo recomendamos que se siga el siguiente esquema:

  1. El Coordinador General convoca una reunión para una fecha y propone los temas a tratar en orden del día. (Para consensuar una fecha recomendamos el uso de la herramienta on-line Doodle)
  2. Según la respuesta se confirma el día y hora y los temas del día (es posible que algún integrante del equipo quiera abordar algún tema no previsto por el coordinador general). También asignará de manera rotativa roles para realizar en la reunión (comentados más adelante): Conducción, Acta, Supervisor, Moderador

Así pues el día de la reunión tendremos impreso un orden del día con los temas a tratar, al final del orden del día se suelde dejar un tiempo para ruegos y preguntas (cualquier nuevo tema surgido en la reunión puede dejarse para este momento y ser tratado en futuras reuniones). Se habrán asignado también los roles que pueden ir reflejados en el acta para recordar quién son sus responsables:

  • Conducción: Es el encargado de conducir la reunión, pasar de un tema a otro y facilitar la concreción de los temas. Debe quedar claro para cada tema qué se va a hacer, quién lo va a hacer y cuándo se va a hacer.
  • Acta: Encargado de apuntar los acuerdos, se recomienda un Acta esquemática apuntando para cada acuerdo concretando Qué, Quién/es y Cuándo. Si se dispone de pizarra se pueden ir apuntando allí para que todos los asistentes visualicen los acuerdos alcanzados.
  • Supervisor: Encargado, desde el día de la reunión hasta la siguiente reunión, de supervisar que los acuerdos se están llevando a cabo, en caso contrario preguntar a sus responsables e informar al coordinador del departamento afectado y al coordinador general. En la siguiente reunión hará una breve explicación de cómo han transcurrido la consecución los acuerdos.
  • Moderador / Animador: Es el encargado de dar turnos, controlar que nadie supere el tiempo destinado al uso de la palabra. También tiene como fin hacer participar a las personas más calladas de la reunión.

Todas las actas deberían ser guardadas. Es muy recomendable el uso de almacenamiento on-line compartido como Dropbox o Google Drive

A modo de ejemplo la plantilla de Acta del Banc del Temps de Pineda

[editar] Recomendaciones Comunicación y Motivación en el equipo de secretaría

Uno de los aspectos que puede dificultar el buen ambiente entre los integrantes del equipo es la manera en que nos comunicamos. A menudo un reproche o una discusión mal enfocada pueden provocar desavenencias personales que impiden que dos personas que tienen el objetivo común de conseguir el mejor funcionamiento para el Banco de Tiempo no puedan trabajar juntas. Algunos consejos para no cometer estos errores son:

  • Reconocer las actuaciones positivas del resto integrantes del equipo. Hay muchas personas que tienden a obviar lo que se hace bien y a hacer solo hincapié en lo que se debe mejorar. Reconocer en cada momento el buen trabajo de un compañero enriquecerá nuestra relación y hará que abordar un tema que no se ha llevado bien no sea dramático.
  • Al recibir una crítica: En primer lugar preguntarnos a nosotros mismos si es cierta, en ese caso aceptar la realidad y argumentar de manera sincera por qué ha ocurrido para buscar soluciones conjuntamente.

Dentro de la comunicación y el trabajo en equipo debemos ser capaces de motivar la colaboración de otras personas. Muchas personas que trabajan en Bancos de Tiempo se quejan de que no encuentran voluntarios que quieran dedicar tiempo a la gestión del proyecto y a menudo es sencillamente porqué no saben transmitirles qué hay que hacer y para qué.

  • Recordemos el objetivo del Banco de Tiempo: Vivimos en un mundo excesivamente mercantilizado donde no se fomenta la ayuda mutua entre las personas. En el Banco de Tiempo fomentamos la ayuda mutua entre vecinos que se relacionan con igualdad. Fomentamos los valores de la solidaridad, igualdad y colaboración.
  • No debemos pedir ayuda para realizar un trabajo, debemos ofrecer la oportunidad de mejorar la vida de muchas personas, debemos ofrecer la posibilidad de aprender habilidades sociales, de uso de nuevas herramientas, de organización de eventos... No pedir ayuda, ofercer oportunidas

Así pues recordemos el objetivo y los valores sobre los que se fundamenta el Banco de Tiempo y no pidamos esfuerzo a otros, Ofrezcámosles Oportunidades

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